AIL November 2020

ARZT IM LÄNDLE 11-2020 | 29 BEZAHLTE ANZEIGE Zertifizierung nach ISO 9001:2015 Mitte Oktober wurde WEBMED durch die Quality Austria 1 auditiert und erhielt das ISO-Zerti kat nach 9001 als Nachweis für sein hohes Qualitätsbewusstsein. Vorangegangen ist ein aufwendiges Projekt, dessen Startschuss im Herbst 2019 el und in dem alle internen und externen Prozesse analysiert und dokumentiert wurden. WEBMED ist sich seiner hohen Verantwortung als Dienstleister für niedergelassene Ärztinnen und Ärzte, welche als System-Erhalter unentbehrlich für unsere Gesell- schaft sind, absolut bewusst. Dem- entsprechend hoch liegt auch der Anspruch an die eigene Arbeit. Da- mit der bewährte hohe Qualitäts- standard auch bei weiterem Wachs- tum gewährleistet werden kann, hat sich Geschäftsführer Norbert We- ber im September 2019 zur Etablie- rung eines Qualitätsmanagement- Systems, kurz QMS, entschieden. Die jüngst von neutraler Stelle er- haltene Auszeichnung nach ISO 9001:2015 belegt, dass alle Aufgaben und Abläufe bei WEBMED auch tatsächlich den hohen Qualitätsan- sprüchen dieser Norm entsprechen. Das QMS verfolgt einen ge- samtheitlichen Ansatz, bei dem so- wohl die allgemeinen Strukturen als auch die einzelnen Aufgaben und Abläufe gesehen, bewertet und geprüft werden. Die Anforderun- gen der ISO 9001 werden von Un- ternehmen aller Betriebsgrößen, vom Kleinstbetrieb bis zum globa- len Konzern, angewandt und fin- den in Branchen aller Art Verwen- dung – sowohl in der Industrie als auch im Gesundheitswesen. Analyse Am Anfang des Projektes zur Etab- lierung eines QMS wurden alle Kunden-, Lieferanten- und Mitar- beiterprozesse mit ihren Aufgaben, Abläufen, Interaktionen und Schnittstellen analysiert. Bereits in dieser Phase fand ein wertvoller Bewusstseinsprozess über die Be- deutung der unterschiedlichen Tä- tigkeiten statt. Scheinbar unbedeu- tende Vorgänge und tägliche Rou- tinearbeiten wurden dabei genauso unter die Lupe genommen wie komplexe Abläufe, was die Basis für die späteren Optimierungsvor- schläge brachte. Dokumentation In der anschließenden Dokumen- tationsphase wurden die grundle- genden Strukturen mittels Organi- gramm und Prozesslandkarte transparent dargestellt. Auch die einzelnen Verfahrensabläufe wur- den schriftlich dokumentiert. Da- mit ist die Basis zur Nachvollzieh- barkeit gegeben. Fachwissen sichern und entwickeln Neben einer transparenten Doku- mentation der Prozesse wird durch das QMS bei WEBMED auch si- chergestellt, dass wertvolles Wissen um das Unternehmen, die Kundin- nen und Kunden sowie die eigenen Leistungen erhalten bleibt. In Folge soll dieses auch für spätere Anwen- dung und zukünftige Teammitglie- der zur Verfügung stehen. Mitarbeiterinnen und Mitar- beiter sind wertvolle Wissensträge- rInnen. Mit dem QMS ist gesichert, dass das Wissen nicht nur erhalten bleibt, sondern allen Mitarbeiterin- nen und Mitarbeitern zur Verfü- gung steht und sich damit ständig weiterentwickeln kann. Kontinuierlicher Verbesserungsprozess Ziele eines ganzheitlichen QMS sind neben der Einhaltung von definier- ten Qualitätsanforderungen vor al- lem die laufende Weiterentwicklung. Der sogenannte kontinuierliche Ver- besserungsprozess, kurz KVP, wird hier als eigener Prozess zur Förde- rung der Qualität im gesamten Un- ternehmen etabliert und richtet sich an alle Mitarbeiterinnen und Mitar- beiter. Sie werden dazu aufgefordert, alle Arbeitsschritte laufend auf Ef- fektivität und Effizienz zu hinterfra- gen und Ideen dazu einzubringen. Diese Vorschläge werden gesammelt, bewertet und nach einer Priorisie- rung laufend umgesetzt. Die Auditierung Mitte Oktober wurde WEBMED dann durch einen Experten der Quality Austria auf Herz und Nie- ren geprüft. Von der Auftragsab- klärung über den Kundensupport bis hin zur Rechnungslegung wur- den alle Prozesse beleuchtet und die Abläufe hinterfragt. Um den An- forderungen an die Zertifizierung gerecht zu werden, musste auch die Geschäftsführung zu verschiede- nen Themen aus dem Manage- mentbereich Rede und Antwort stehen. Der Lohn der monatelan- gen Vorarbeit war schließlich das erfolgreiche Bestehen dieses Audits. Die Zukunft Mit dieser erfolgreichen Zertifizie- rung hat WEBMED einen wichti- gen Grundstein für weiteres quanti- tatives und auch qualitativesWachs- tum gelegt. Einige Anregungen aus diesem Projekt wurden bereits um- gesetzt, so beispielsweise die jüngst erteilte Prokura 2 an Ing. Jürgen Gort oder auch die neuerliche Über- prüfung der DSGVO-Umsetzung. Die ISO-Zertifizierung muss in regelmäßigen Abständen sowohl intern als auch extern einer Audi- tierung unterzogen werden, damit die Auszeichnung verlängert wer- den kann. Dies hat zur Folge, dass das QMS nicht als Ablagesystem dient, sondern tatsächlich im lau- fenden Geschäftsalltag Verwen- dung findet. Damit ist auch die Ak- tualität der Prozesse und Unterla- gen gewährleistet. Kompetent. Erfahren. Für Sie da. Ihr Ansprechpartner: Ing. Norbert Weber WEBMED GmbH Lehenweg 6 A-6830 Rankweil T +43 5522 39737 F +43 5522 39737 4 info@webmed.at www.webmed.at 1 vgl. Quality Austria, Trainings, Zertifizierungs- und Begutachtungs Gmbh, www.qualityaustria.com 2 vgl. Beitrag „Arzt im Ländle“ Ausgabe 9/2020, S. 23 „WEBMED rüstet sich für weiteres Wachstum“ oder http://www.webmed.at – news